Хусусий мулк, кичик бизнес ва хусусий тадбиркорлик субъектлари учун иш юритиш ва архив ишини ташкил этиш  бўйича услубий тавсиялар

СЎЗ БОШИ

Мулкдорларнинг ўрта синфини шакллантириш, ички бозорни рақобатбардош ва сифатли маҳсулотлар билан тўлдириш, янги иш ўринларини яратиш ва шу асосда аҳоли даромадларини кўпайтириш ва халқ фаровонлигини оширишнинг муҳим омили, мамлакат тараққиёти йўлидаги фаол ҳаракатлантирувчи куч сифатида кичик бизнес ва хусусий тадбиркорликни янада ривожлантириш учун қулай шарт-шароитларни яратиш бўйича аниқ мақсадга йўналтирилган кенг чора-тадбирлар комплексини амалга ошириш, шунингдек, 2011 йил Ўзбекистон Республикасида “Кичик бизнес ва хусусий тадбиркорлик йили” деб эълон қилинганлиги муносабати билан уларнинг фаолиятида юритиладиган ҳужжатларнинг амалий ва тарихий аҳамиятини кўрсатиш ҳамда тавсиялар бериш мақсадида мазкур тавсиялар ишлаб чиқилди.

    Тавсиялар кўп йиллар давомида фаолият юритиб келаётган, ўз фаолиятида салмоқли ишчи ўринларини ташкил этган ва иш юритишида кўплаб ҳужжатлар шаклланадиган катта тадбиркорлик субъектлари билан бир қаторда, фаолияти 5-10 киши билан чекланган кичик тадбиркорлик субъектларига бирдек тадбиқ этиш учун мўлжалланган.

    Тадбиркорларнинг ўз ишини бошлаш билан боғлиқ масалаларда турли идоралар билан ўзаро ҳужжатлар тайёрланиши, субъектларни ахборот билан таъминлаш, шунингдек, кадрлар тайёрлаш, қайта тайёрлаш ва малакасини ошириш масалаларида уларга консультатив кўмак бериш тизимини янада ривожлантириш, уларга қулай бизнес-муҳит яратиш, хусусий мулкчиликнинг устуворлигини мустаҳкамлашга йўналтирилган қонун ҳужжатларини кенг тушунтириш, дастлабки иш юритишдаги мустақил қадамлар тадбиркорликни ишончли кафолатларини таъминлайди.

 I. УМУМИЙ ҚОИДАЛАР

1.1. Мазкур тавсия Ўзбекистон Республикасининг 2010 йил 15 июндаги “Архив иши тўғрисида”ги Қонуни, O’zDSt 1157-2008. УСД СОРД. Ҳужжатларни расмийлаштириш талаблари давлат стандарти, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 1999 йил 29 мартдаги “Ўзбекистон Республикаси давлат ҳокимияти ва бошқарув органларида иш юритиш ва ижро назоратини ташкил этиш бўйича норматив ҳужжатларни тасдиқлаш ҳақида”ги 140-сон, 1999 йил 30 октябрдаги “Архив ишига доир меъёрий ҳужжатларни тасдиқлаш тўғрисида”ги 482-сон, 2012 йил 05 апрелдаги “Ўзбекистон Республикасида архив ишини такомиллаштириш тўғрисида”ги 101-сон Қарорлари асосида белгиланган тартиблар юзасидан тавсиялар ишлаб чиқилган.

1.2. Ҳар бир давлат ва нодавлат ташкилотлари ва кичик тадбиркорлик субъектларида иш юритиш жараёнида ҳужжатларни тартибга келтириш маълум бир масъул шахсга юклатилади. Мазкур шахс ҳужжатларни тегишлилик жиҳатига кўра хизмат ёки расмий ҳамда шахсий ҳужжатларга, мантиқий жиҳатдан кириш, асослаш, хулоса қисмларига ажрата билиш ва ушбу масалада масъул шахснинг ўз жавобгарлиги белгиланади.

1.3. Фаолиятни тўғри юритиш – иш юритишни тўғри ташкил этиш, ҳужжатларни тўғри расмийлаштириш, матнларнинг лўнда, равонлиги,  мазмунан  тўлиқ  ва  бир  тилда  ифодаланиши, уларнинг даврийлиги ва тарихий қимматдорлигини эътиборга олган ҳолда тўғри сақланишини ўз ичига олади.

1.4. Субъект иш фаолиятини бошлаган давриданоқ, ташкилот ёки муассасасида вужудга келаётган ҳужжатлар (булар асосан, фаолият буйруқлари ва ҳужжатлари, бухгалтерия ва шахсий таркиб ҳужжатлари, иш юритишга тегишли ва бошқа ҳужжатлар)ни меъёрий-ҳуқуқий ҳужжатларга таянган ҳолда талаб даражасида юритилиши учун жавобгар ҳисобланади.

1.5. Cубъектнинг бошқарув тизими (юридик шахс, юридик манзили, таркибий тузилмаси ёки унинг манзили ва бошқа реквизитлар) ўзгарганлиги иш юритиш ва архив иши ҳолатига таъсир этиши субъектив жавобгарликдан озод этмайди.  

1.6. Бирон-бир ташкилот, корхона, муассаса, ёки кичик бир корхонанинг ҳам ҳужжатларсиз иш олиб боришини тасаввур этиб бўлмайди. Иш юритишнинг бевосита асосини ҳужжатлар ташкил этади. Ҳужжатлар кишилик жамиятини узлуксиз тартибга солиб туради ва унинг тарихини яратишда холисона манба сифатида хизмат қилади.

1.7. Республика иқтисодиётини ривожлантириш ва халқ фаровонлигини оширишга  қаратилган тадбирларни акс эттирувчи ҳужжатларни сақлаш, энг муҳими жисмоний шахсларнинг  ижтимоий-ҳуқуқий  мазмундаги  сўровларини  тўлиқ  қондириш  давлат  аҳамиятидаги  долзарб  вазифалардан  бири  ҳисобланади. Бу вазифаларни бажаришда биринчи навбатда иш юритиш жараёнида тайёрланадиган ҳужжатларни талаб даражасида шакллантириш, уларнинг сақлаш муддатларини белгилаб олиш, ҳар бир ҳужжатга масъулият билан ёндашиш жуда муҳимдир. Бунда «Кичик бизнес ва хусусий тадбиркорлик субъектларининг намунавий  йиғмажилдлари Номенклатураси» асосида иш юритишни ташкил этиш, ҳужжатларни тўғри расмийлаштириш, матнларнинг лўнда, равонлиги, мазмунан  тўлиқлиги  ва бир тилда ифодалаш, уларнинг даврийлиги  ва  тарихий  қимматдорлигини  эътиборга олган  ҳолда сақлашни ташкил этиш жуда муҳим. Бу борада тегишли давлат архивларининг услубий-амалий кўмакларидан оқилона фойдаланиш ҳамда бошқарув ҳужжатларини расмийлаштиришда «Ўзбек тилида иш юритиш» (Тошкент-1990й.) услубий-қўлланмасидан фойдаланиш асосида саводхонлик малакасини  ошириш  тавсия  қилинади.

1.8. Субъект иш юритишида ҳужжатларнинг йиғмажилдлар номенклатураси асосида шакллантирилиши, расмийлаштирилиши ва тўпланган ҳужжатларни архивга топшириш масаласини ҳал этиш малакали мутахассис маслаҳати асосида ташкил этилиши мақсадга мувофиқдир.

1.9. Шу ўринда таъкидлаб ўтиш лозимки, маълум вазиятларда аксарият ташкилотларга оид ҳужжатларни, кўпинча бухгалтерия, ташкилот иш юритиши кабиларга оид ҳужжатларини топишда, улар билан ишлашда айрим муаммолар келиб чиқади. Бунга сабаб мазкур ташкилотда ҳужжатлар билан ишлаш малакасининг етишмаслигидир. Мазкур тавсиялар ташкилот иш юритишидаги айрим масалаларда масъул шахсларга ёрдамчи қўлланма вазифасини ўташи ҳамда керакли йўлланмаларни бериши мақсад қилиб олинган.

II. ҲУЖЖАТЛАР БИЛАН ИШЛАШНИ ТАШКИЛ ЭТИШ

2.1. Иш юритиш – юридик шахснинг ҳужжатлаштириш ва расмий ҳужжатлар билан ишлашни ташкил этиш бўйича фаолиятини таъминлаб берувчи жараёндир. Ушбу жараён катта ташкилот ва идораларда аксарият ҳолларда раҳбар ёрдамчисига, ёки мазкур ишлар учун алоҳида шахсга (иш юритувчи) юкланади. Кичик тадбиркорлик субъектларида эса мазкур жараён бўйича бевосита масъул шахсни аниқланганда, кўпинча ушбу иш раҳбарнинг ўзи ёки бухгалтер зиммасида эканлиги маълум бўлади. Ўз-ўзидан бу икки шахснинг иш билан ўта бандлиги натижасида ҳужжатлар эътибордан четда, эгасизлик ҳолатига тушиб қолади.

2.2. Ҳужжатлар тегишлилик жиҳатига кўра хизмат ёки расмий ҳужжатлар ва шахсий таркиб ҳужжатларга ажратилади. Аксарият ҳужжатлар дастлаб қоралама нусхада тайёрланади, бу нусха тузатилиб, қайта кўчирилиши мумкин. Асл нусха ҳар қандай ҳужжатнинг асли, биринчи расмий нусхасидир.

2.3. Ҳужжатлар асосан қуйидаги мантиқий қисмлардан иборат: кириш, асослаш, хулоса.

2.4.  Кириш – ҳужжатни ёзиш учун сабаб бўлган ҳолатни қайд этиш.

2.5. Асослаш – масала ва далил (факт) нинг моҳияти баён қилиш, шунингдек ҳисоб-китоблар келтирилган, қонун ва қоидаларга мурожаат килинган ва бошқа далилларга асосланган мулоҳазалар ва тушунтиришлар бериш. Асослашнинг мақсади хужжат билан танишган кишининг баён қилинган масаладан тўғри ва ишонарли хулоса чиқаришнинг ижобий ҳал қилинишидир.

2.6. Хулоса – маълумотлар асосида якун чиқариш. Хулоса ҳужжатнинг мантиқ жиҳатдан асосий, айрим пайтларда муҳим қисми ҳисобланади.

• РАСМИЙЛАШТИРИШ

3.1. Ҳужжатлар ташкилотнинг расмий бланкларида тайёрланади. Ташкилотда расмий бланклар бўлмаган ҳолатларда ҳужжатлар ташкилот штампи қўйилган қоғозда тайёрланади. Субъектнинг бланклар ва штамплардаги доимий реквизитлари давлат тилида ёзилади.

3.2. Ҳужжат мазмуни имкон борича лўнда, кисқа иборалар билан, қийин бўлмаган сўзлар тузилишида баён этилади.

3.3. Қисқартириш Давлат органлари, жамоат ташкилотлари ва муассасалар номларини ёзиш бўйича маълумотномага мувофиқ қўлланилади. Агар матнда фамилиялар, географик номлар ёки айрим маъмурий-ҳудудий бирликлар санаб ўтилса, улар алфавит тартибида жойлаштирилади.

3.4. Хатларда баён этишда  қуйидаги шаклларидан фойдаланилади:

- биринчи шахс номидан кўплик сонда ("жўнатишни сўраймиз", "кўриб чиқиш учун жўнатмоқдамиз");

- биринчи шахс номидан бирлик сонда ("зарур деб ҳисоблайман", "ажратишни сўрайман").

- Агар ҳужжатда матнда қайд этилган илова бўлса, у ҳолда иловалар борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шакл бўйича расмийлаштирилади:

Илова: 10 варақда, 2 нусхада.

3.5. Ҳужжатлар манзилларга жўнатилаётганда қуйидаги қоидаларга риоя қилиниши лозим:

- ҳужжатлар субъектларга, уларнинг таркибий бўлинмаларига ёки аниқ шахсга жўнатилади;

- субъект номи ва таркибий бўлинма бош келишикда, лавозим ва фамилияси эса, жўналиш келишигида кўрсатилади;

- агар ҳужжат бир турдаги бир нечта ташкилотларга жўнатилаётган бўлса, у ҳолда уларни умумлашган ҳолда кўрсатиш лозим;

- ҳужжатни олувчилар тўрттадан ошмаслиги керак. "Нусха" сўзи иккинчи, учинчи ва тўртинчи олувчилар олдида кўрсатилмайди;

- ҳужжатни тўрттадан кўп манзилга жўнатилганда тарқатиш (юбориш) рўйхати тузилади ва ҳар қайси ҳужжатда фақат битта олувчи кўрсатилади;

- ҳужжатни хусусий шахсга жўнатганда аввал почта манзили, кейин исми ва отасининг исми (бош ҳарфлари), фамилияси ёзилади, масалан:

700000, Тошкент ш., Ҳамид Олимжон кўчаси, И, 5-хонадон Т.А.Аҳмедовга.

- Ҳужжат санаси араб рақамларида қуйидаги кетма-кетликда расмийлаштирилади: ой куни, ой, йил. Ой куни ва ой - нуқта билан ажратилган ҳолда икки жуфт араб рақамлари билан, йил – тўртта араб рақамлари билан расмийлаштирилади.

Масалан, 2016 йил 28 январ санасини  қуйидаги шаклда расмийлаштириш керак:  28.01.2016.

Санани 2016 йил 28 январ шаклида сўз ва рақам усули билан, шунингдек йил, ой, ой куни кетма-кетлигида расмийлаштиришга ҳам рухсат этилади.    

Масалан, 2016.01.28.

Биринчи усулдан кўпинча молиявий маълумотларни ўз ичига олган хужжатларда фойдаланилади, иккинчисидан – ҳужжатларга, ҳужжатлардаги резолюцияларга, визаларга, ижро этиш тўғрисидаги белгиларга сана қўйилганда фойдаланилади.

IV. КЕЛГАН ҲУЖЖАТЛАРНИ ҚАБУЛ ҚИЛИШ, РЎЙХАТГА ОЛИШ, ЖЎНАТИШ ВА КЕЛУВЧИ ҲУЖЖАТЛАР БИЛАН

ИШЛАШ ТАРТИБИ

4.1. Ҳужжатларни қабул қилиш ва дастлабки ишлаш иш юритиш хизмати ёки иш юритувчи томонидан амалга оширилади. Кичик тадбиркорлик субъектларида ҳужжатлар бевосита раҳбарга келиб тушади.

4.2. Адашиб жўнатилган ҳужжатлар, ҳужжатга бирга келган конвертни илова қилган ҳолда, белгиланган жойига янги конвертларда жўнатилади ёки юборувчига қайтарилади.

4.3. Келиб тушган ҳужжатлар конвертлари (шу жумладан жисмоний шахслар хатлари) жўнатувчининг манзилини, ҳужжатнинг жўнатилган ва олинган вақтини, шунингдек шахсий ёки пулини тўлаб олинадиган ҳужжатларни фақат конверти бўйича аниқлаш мумкин бўлган ҳолларда йўқ қилинмайди.

4.4. Олинган ҳужжат биринчи варағининг пастки қисмига рўйхатга олиш штампи қўйилади, унда олувчи ташкилотнинг қисқартирилган номи, ҳужжатнинг келиб тушган санаси ва унинг индекси бўлади (1-илова).

4.5. "Шахсан" устхатли ёки жамоат ташкилотлари номига йўлланган ҳужжатлар очилмайди ва белгиланган олувчига берилади.

4.6. Дастлабки кўриб чиқиш уларнинг мазмунини баҳолашдан келиб чиққан ҳолда, субъектда белгиланган вазифалар тақсимоти асосида амалга оширилади.

4.7. Бевосита таркибий бўлинмаларга ёки мансабдор шахсларга йўлланган ҳужжатлар дастлабки кўриб чиқишларсиз белгиланган олувчига берилади.

4.8. Юридик ва жисмоний шахсларнинг таклифлари, аризалари, шикоятлари ҳамда уларнинг хатларини кўриб чиқиш бўйича махсус тегишли шахсларга берилади.

4.10. Келган ҳужжатни шошилинч равишда ижро этиш зарурати туғилганда субъект раҳбари кўриб чиққунгача унинг мазмуни билан ижрочини таништириб чиқишга йўл қўйилади.

V. ЖЎНАТИЛАДИГАН ҲУЖЖАТЛАР БИЛАН ИШЛАШ ТАРТИБИ ВА ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ИЖРО ЭТИЛИШИ УСТИДАН НАЗОРАТНИ ТАШКИЛ ҚИЛИШ

5.1. Ҳужжатларни ишлаш ва жўнатиш амалдаги почта қоидаларига мувофиқ, амалга оширилади.

5.2. Конвертга жойлаштиришдан аввал ҳужжатларнинг тўғри расмийлаштирилганлиги, иловаларнинг борлиги, нусхалар сонининг олувчилар сонига мувофиқлиги текширилади. Тўлиқ расмийлаштирилмаган ёки нотўғри расмийлаштирилган ҳужжатлар пухта ишлаш учун ижрочига қайтарилиши керак.

5.3. Жўнатиш учун келиб тушадиган ҳужжатлар ўша куннинг ўзида ёки келгуси иш кунидан кечиктирмасдан жўнатилиши керак.

5.4. Рўйхатдан ўтказилган барча ҳужжатларнинг ижро этилиши назорат қилинади. Ижрони назорат қилиш ҳужжатни назоратга қўйишни, тармоқни ижтимоий-иқтисодий ривожлантиришнинг энг муҳим ва устувор масалалари бўйича назорат қилиш режасини ишлаб чиқиш ва амалга оширишни, ижронинг боришини дастлабки текширувни ва тахлилини, ҳужжатлар ижросини назорат қилиш натижаларини ҳисобга олиш ва умумлаштиришни, раҳбариятни хабардор қилишни, ўз вақтида ва сифатли ижрони таъминламаган раҳбарлар, мансабдор шахслар ва ходимларга нисбатан шахсан жавобгарлик чораларини кўришни ўз ичига олади.

VI. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИЖРО ЭТИШ МУДДАТЛАРИ

6.1. Ижро этиш муддатлари ҳужжат имзоланган (тасдиқланган) санадан бошлаб календарь кунларда ҳисобланади.

6.2. Ижро этишнинг охирги санаси ҳужжат матнида ёки раҳбар резолюциясида кўрсатилади.

6.3. Вазирлар Маҳкамаси топшириқлари ҳужжат жўнатилган кундан бошлаб 10 календарь кун мобайнида бажарилиши керак, агар бошқа муддат белгиланмаган бўлса.

6.4. Қонун ҳужжатлари ва Ҳукумат қарорларини Ўзбекистон Республикаси қабул қилган қонунларга мувофиқлаштириш бўйича топшириқлар Ўзбекистон Республикасининг “Жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари тўғрисида”ги Қонунининг 19-моддасига мувофиқ бир ой мобайнида бажарилиши керак, агар бошқа муддат назарда тутилмаган бўлса.

6.5. Ҳужжатларнинг ижро этилишини тўхтатиб қўйиш, шунингдек уларни бекор қилиш ёки ўзгартириш ҳуқуқига фақат юқори ташкилот, ҳужжатнинг муаллиф ташкилоти ва давлат назорат органлари эгадирлар.

6.6. Ҳужжат вазифалар, топшириқлар, сўровлар бажарилгандан сўнг натижалари манфаатдор муассасаларга ва шахсларга хабар қилингандан кейин ёки ижро бошқа ҳужжатлар тасдиқлангандан сўнг ижро этилган деб ҳисобланади ва назоратдан чиқарилади.

VII. ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМАЖИЛДЛАРИНИНГ НОМЕНКЛАТУРАСИНИ ТУЗИШ ВА ЖОРИЙ ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМАЖИЛДЛАРИНИ ШАКЛЛАНТИРИШ

7.1. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси - субъектда юритиладиган белгиланган тартибда расмийлаштирилган ва уларни сақлаш муддатлари кўрсатилган ҳолда тартибга солинган ҳужжатлар йиғмажилдлари сарлавҳалари рўйхатидир.

7.2. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига субъект ишларининг барча ҳужжатлаштирилган бўлинмаларини акс эттирувчи ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳалари, шахсий таркиб ҳужжатлар йиғмажилдлари, ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси киритилади.

7.3. Субъектда келгуси календарь йилга ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси жорий йилнинг охирги чорагида, белгиланган шаклда тузилади, зарур бўлган нусхада чиқарилади ва 1 январдан бошлаб иш юритишга жорий этилади. Ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси субъект функциялари ва тузилмалари ўзгарган тақдирда, 5 йилда камида бир марта тегишли архив муассасаси билан қайта тузилади ва келишиб олинади           (2-илова).

7.4.  Номенклатура ҳар йили тегишли тўғирлашлар билан қайта тузилади ва тасдиқланади. Субъект ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатурасининг биринчи нусхаси иш юритиш хизматида, иш юритувчида сақланади, иккинчиси - иш нусхаси сифатида фойдаланилади, учинчиси – тегишли идоравий архивда, тўртинчиси - ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келишиб олинган архив муассасасида қолади.

7.5. Йил давомида тасдиқланган ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига ҳужжатлар йиғмажилди юритилганлиги тўғрисидаги, янги ҳужжатлар йиғмажилдлари киритилганлиги тўғрисидаги маълумотлар киритилади. Йил охирида унга турлари ва юритилган ҳужжатлар йиғмажилдлари тўғрисидаги якуний маълумотлар киритилади. Субъект ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзуви таркибий бўлинмаларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзувлари асосида тузилади.

VIII. ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ЙИҒМАЖИЛДЛАРИНИ ШАКЛЛАНТИРИШ

Ҳужжатлар йиғмажилдларини шакллантиришда қуйидаги қоидаларга риоя қилиш зарур:

8.1. Ҳужжатлар йиғмажилдига номенклатура бўйича ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига мувофиқ фақат ижро этилган, тўғри расмийлаштирилган ҳужжатларни жойлаштириш;

8.2. Битта масаланинг ҳал қилинишига тааллуқли барча ҳужжатларни биргаликда жойлаштириш, иловаларни асосий ҳужжатлар билан биргаликда жойлаштириш;

8.3. Ҳужжатлар йиғмажилдида битта календарь йилнинг ҳужжатларини гуруҳлаш (йилдан-йилга ўтувчи ҳужжатлар йиғмажилдлари бундан мустасно);

8.4. Ҳужжатлар йиғмажилдларида доимий ва вақтинчалик сақланадиган ҳужжатларни алоҳида гуруҳлаш.

8.5. Ҳужжатлар йиғмажилдига қайтариш лозим бўлган, ортиқча нусхалар, ҳомаки қўл ёзмалар жойланмаслиги ва йиғмажилд 250 варақдан кўп бўлмаслиги, эни 4 см дан ошмаслиги керак.

8.6. Асосий фаолият бўйича буйруқлар ҳамда шахсий таркиб бўйича буйруқлардан алоҳида гуруҳланади.

8.7. Юқори ташкилотлар топшириқлари ва уларни ижро этиш бўйича ҳужжатлар субъектлар фаолияти йўналишлари бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.

8.8. Тасдиқланган режалар, ҳисоботлар, сметалар, лимитлар, титул рўйхатлари уларнинг лойиҳаларидан алоҳида гуруҳланади.

8.9. Шахсий ҳужжатлар йиғмажилдларидаги ҳужжатлар уларнинг келиб тушишига кўра хронологик тартибда жойланади.

8.10. Мазкур субъект ишлари масалалари бўйича жисмоний ва юридик шахслар таклифлари, аризалари ва шикоятлари, уларнинг кўриб чиқилиши ва ижро этилиши бўйича барча ҳужжатлар жисмоний ва юридик шахсларнинг шахсий масалалар бўйича аризаларидан алоҳида гуруҳланади.

8.11. Ҳужжатлар ушбу ҳужжатлар йиғмажилдларига хронологик ёки алфавит тартибида жойланади.

8.12. Ёзишмалар, қоидага кўра, календарь йил даври бўйича гуруҳланади ва хронологик тартибда кетма-кет туркумланади, жавоб ҳужжати сўров ҳужжатидан кейин жойлаштирилади.

8.13. Ўтган йилда бошланган муайян масала бўйича ёзишмалар қайта бошланганда ҳужжатлар ўтган йилги ҳужжатлар йиғмажилди индекси кўрсатилган ҳолда жорий йилнинг ҳужжатлар йиғмажилдига киритилади     (3 -илова).

8.14. Субъект фаолиятининг хусусиятига кўра ёзишмалар ўқув йили, чақирув муддати доирасида ҳам гуруҳланиши мумкин.

IX. СУБЪЕКТЛАРДА ИДОРАВИЙ АРХИВЛАРНИ

ТАШКИЛ ЭТИШ

9.1. Идоравий архивлар Ўзбекистон халқининг моддий ва маънавий ҳаётини акс эттирган, тарихий, илмий, ижтимоий, иқтисодий, сиёсий ва маданий аҳамиятга эга бўлган, жисмоний ва юридик шахсларнинг ижтимоий-ҳуқуқий манфаатларини ҳимоя қилишга қаратилган архив ҳужжатлари билан жамланиб боради.

9.2. Ўзбекистон Республикаси қонунчилигида архивларни, жумладан идоравий архивларни ташкил этиш учун архив ҳужжатларини сақлаш ва улардан фойдаланиш талабларига жавоб берадиган моддий-техник база, шу жумладан бино (хоналар), зарур жиҳозлар, муҳофаза воситалари ҳамда ёнғинга қарши воситалар бўлиши шартлиги белгиланган.

9.3. Кичик тадбиркорлик субъектлари, кичик корхоналар, ҳужжат айланиши ҳамда ходимлар сони нисбатан оз бўлган ташкилотларда идоравий архивларни ташкил этиш мантиқий жиҳатдан эҳтиёж туғдирмайди. Бундай субъектларнинг ҳужжатлари директор хонасида махсус қулфланадиган темир шкафларда сақланишига йўл қўйилади. Мазкур жой ёруғлик кам ўтказадиган, озиқ-оқватлар сақланмайдиган, электр ёқгичлар ва сув қувурлари ўтган жойларда холи бўлган, кондиционер билан жиҳозланган хоналарда бўлиши талаб этилади. Ушбу архив бурчагини талаб даражасида сақлаш учун албатта масъул ходим ажратилади.

Ишчи ҳодимлари 10-25 нафардан ортиқ тадбиркорлик субъектларида архивларни ташкил этишучун архив ҳужжатларини сақлаш ва удардан фойдаланиш талабларига жавоб беручи темир жавонлар ва махсус жиҳозлар билан таъминланган хона ажратилишининг имкони бўлмаган ҳолда бундай субъектлар ўзидан юқори турувчи муассаса билан ёки давлат архивлари билан шартнома асосида 101-сон Қарорга мувофиқ дипозитар сақловига топшириши мақсадга мувофиқ.

9.4. Ташкилотнинг катта-кичиклигидан қатъий назар унда шаклланаётган ҳар бир ҳужжат белгиланган муддатда сақланиши лозим. Ушбу вазиятда шуни айтиб ўтиш мумкинки, ҳужжат сақлаш шароитига эга бўлмаган ташкилотлар ўз ҳужжатларини ўрнатилган тартибда, шартнома асосида давлат архивларига депозитар сақловга топширишлари мумкин.

9.5. Ташкилотда хоналарнинг етишмаслиги, кадрлар танқислиги ва бошқалар ташкилот раҳбарини ҳужжатларга бўлган жавобгарликдан соқит қилмайди.

9.6. Қонун ҳужжатларига мувофиқ архив ҳужжатларининг бут сақланишини таъминлаш архивлар ҳамда субъект раҳбарларининг зиммасига юклатилади.

X. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИДОРАВИЙ АРХИВГА

ТОПШИРИШГА ТАЙЁРЛАШ

10.1. Доимий ва узоқ вақт (10 йилдан кўпроқ) муддатда сақланадиган ҳужжатларни сақлаш учун темир шкафлар ташкил этилади ва масъул шахсга юкланади.

Доимий ва узоқ вақт муддатда сақланадиган тугалланган ҳужжатлар йиғмажилдлари маълумот ишлари учун таркибий бўлинмаларда икки йил давомида қолдирилади, кейин эса ташкилотлар раҳбарлари билан келишган ҳолда идоравий архивга топширилади.

10.2. Ҳужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш қуйидагиларни ўз ичига олади: ҳужжатларнинг қимматлилигини аниқлаш экспертизасини ўтказиш; ҳужжатлар йиғмажилдларини расмийлаштириш; ҳужжатлар йиғмажилдларининг рўйхатини тузиш; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисида далолатномалар тузиш.

 

XI. ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ҚИММАТДОРЛИГИ

 ЭКСПЕРТИЗАСИНИ ЎТКАЗИШ

11.1. Ҳужжатларнинг қимматдорлиги экспертизасини ташкил этиш ва ўтказиш, шунингдек идорага қарашли ташкилотларнинг эксперт хизмати фаолиятини назорат қилиш учун ташкилотларда доимий фаолият кўрсатувчи марказий эксперт ёки эксперт комиссиялари (МЭК/ЭК) ташкил этилади.

11.2. Эксперт комиссиялари ҳақидаги низомлар амалдаги намунавий низомлар асосида ишлаб чиқилади, тегишли архив муассасалари билан келишилади ва субъект раҳбари томонидан тасдиқланади.

11.3. Эксперт комиссиялари маслаҳат органлари ҳисобланади, уларнинг қарорлари субъект раҳбарлари томонидан тасдиқланади.

11.4. МЭК (ЭК) йиғилишлари баёнлаштирилади.

11.5. Ҳужжатларнинг қимматдорлигини экспертиза қилиш ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатуралари ва сақланиш муддатлари кўрсатилган, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари варақлаб кўриб чиқилган ҳамда "ЭТК" ("эксперт-текширув комиссияси") белгиси қўйилган ҳужжатлар рўйхатлари асосида ўтказилади.

11.6. Экспертиза натижалари бўйича доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар рўйхатлар тузилади.

11.7. Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга танлаб олиш далолатнома билан расмийлаштирилади; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисидаги далолатномалар эксперт комиссияси мажлисларида ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхатлари билан бир вақтнинг ўзида кўриб чиқилади.

11.8. Ҳужжатларни давлат сақловига топширувчи субъектлар учун далолатномалар, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхати тегишли архив муассасаларининг ЭТК томонидан тасдиқланган ва келишилгандан сўнг, субъект раҳбари томонидан тасдиқланади.

11.9. Сақлов муддати тугаган ҳужжатларни йўқ қилишга ажратиш далолатномалари тасдиқлангандан кейин сақлов муддати тугаган ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдлари ҳужжатлаштиришни таъминлаш хизмати ёки субъектнинг идоравий архиви ходимлари томонидан иккиламчи хом ашё тайёрловчи идорага топширилади (4,4а,4б-иловалар).

XII. ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ЙИҒМАЖИЛДЛАРИНИ РАСМИЙЛАШТИРИШ

12.1. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар йиғмажилдлари тўлиқ расмийлаштирилади, унда қуйидагилар назарда тутилади: ҳужжатлар йиғмажилдларини тикиш ёки муқовалаш, ҳужжатлар йиғмажилдидаги варақларни тартиб рақамлари билан белгилаш, ҳужжатлар йиғмажилдини тасдиқловчи варақни тузиш, зарур ҳолларда ҳужжатларнинг ички рўйхатини тузиш, ҳужжатлар йиғмажилди муқовалари реквизитларини расмийлаштириш.

12.2. Ҳужжатлар йиғмажилдлари варақлари қора графит қалам билан ёки рақамлагич билан варақнинг юқоридаги ўнг бурчагига, ҳужжат матнига тегиб кетмасдан тартиб рақами билан белгиланади. Бир томонга тикилган ҳар қандай шаклдаги варақ битта варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Агар варақ жойланган ва ўртасидан тикилган бўлса, у иккита варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Ҳужжатдан алоҳида варақда тузилган резолюция тегишли ҳужжатга елимланади ва алоҳида варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади.

12.3. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилди муқоваси белгиланган шакл бўйича расмийлаштирилади. Доимий ва узоқ сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари муқоваларидаги ёзувларга йил тугагач аниқликлар киритилади: ҳужжатлар йиғмажилдлари муқовасидаги сарлавҳаларнинг тикилган ҳужжатлар мазмунига мувофиқлиги текширилади, зарур ҳолларда ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига қўшимча маълумотлар киритилади (буйруқлар, баёнлар, ҳисобот турлари ва шаклларининг тартиб рақамлари қўйиб чиқилади ва ҳ.к.).

12.4. Муқовадаги сана ҳужжатлар йиғмажилдининг юритила бошланган ва тугалланган йилига мувофиқ келиши керак, ҳужжатлар йиғмажилди юритила бошланганидан анча илгари йилларга оид ҳужжатлар мавжуд бўлган ҳужжатлар йиғмажилдида сана остига " ..... йилларга доир ҳужжатлар мавжуд" деб ёзиб қўйилади.

12.5. Бир нечта жилдлар (қисмлар)дан иборат бўлган ҳужжатлар йиғмажилдлари муқоваларига ҳар қайси жилд (қисм) ҳужжатларининг охирги санаси қўйиб чиқилади.

12.6. Аниқ календарь санаси белгиланганда кун, ой, йил кўрсатилади. Кун ва йил араб рақамларида белгиланади, ой номи сўз билан ёзилади.

Субъект (унинг таркибий бўлинмаси) номи ҳужжатлар йиғмажилди ҳужжатлари қамраб оладиган давр давомида ўзгарганда ёки ҳужжатлар йиғмажилди бошқа ташкилот (таркибий бўлинма)га берилганда муқовага ушбу ташкилот (таркибий бўлинма)нинг янги номи ёзиб қўйилади.

12.7. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари муқовалардаги ёзувлар аниқ, ўчмайдиган қора сиёҳ ёки туш билан ёзилиши лозим.

12.8. Ҳужжатлар йиғмажилди охирида алоҳида вараққа тасдиқловчи ёзув жойланади, унда ҳужжатлар йиғмажилдининг рақамланган варақлари сони рақам ва сўз билан кўрсатилади. Тасдиқловчи ёзув уни тузган ходим томонидан лавозими ва тузган санасини кўрсатилган ҳолда имзоланади.

XIII. ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ЙИҒМАЖИЛДЛАРИ

РЎЙХАТЛАРИНИ ТУЗИШ

13.1. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва муҳимлик қиймати экспертизасидан ўтказилган, мазкур талабларга мувофиқ расмийлаштирилган шахсий таркиб бўйича тугалланган ҳужжатлар йиғмажилдлари бўйича ҳар йили рўйхатлар тузилади. Вақтинча сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларига рўйхатлар тузилмайди.

13.2. Таркибий тузилмаларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхатлари ҳужжатлар учун жавобгар ходим томонидан бевосита идоравий архивнинг услубий раҳбарлиги остида тузилади.

13.3. Рўйхатлар доимий сақланадиган, узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларига, шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларига ва бир турдаги (мавзулар бўйича ҳисоботлар, рационализаторлик таклифлар ва ҳ.к.) ҳужжатлар йиғмажилдларига алоҳида-алоҳида тузилади (5-илова).

13.4. Таркибий бўлинмалар томонидан тайёрланган рўйхатлар идоравий архив тайёрлаган субъектлар йиғма рўйхатини тайёрлаш учун асос бўлиб хизмат қилади ва улар бўйича у ҳужжатлар йиғмажилдларини давлат сақловига топширади.

13.5. Субъект таркибий бўлинмаларининг рўйхатлари икки нусхада тузилади, улардан биттаси ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга берилади, иккинчиси эса - назорат нусхаси сифатида таркибий бўлинмада қолдирилади; узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларидаги рўйхатлар "сақлаш муддати, рўйхатлар бўйича модда" қўшимча устунига эга бўлади.

13.6. Рўйхатларнинг ҳар қайси нусхасининг охирида архивга амалда берилган (қабул қилинган) ҳужжатлар йиғмажилдлари сони, мавжуд бўлмаган ҳужжатлар йиғмажилдлари тартиб рақамлари рақамлар ва сўз билан кўрсатилади, қабул қилиш топширишни амалга оширувчи ходимларнинг имзолари қўйилади, санаси кўрсатилади.

13.7. Ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга ҳужжатлардаги рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари, ҳужжатлар рўйхатга алоҳида бирлик сифатида киритиладиган рўйхатдан ўтказиш дафтарлари берилади.

 

ХIV. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИДОРАВИЙ АРХИВДА САҚЛАШ ВА УЛАРНИНГ ВАҚТИНЧА ФОЙДАЛАНИШГА БЕРИШ ТАРТИБИ

14.1. Идоравий архив мудири ёки архив иши учун масъул шахс  ҳужжатларни ва ҳужжатлар йиғмажилдларини қабул қилишда уларнинг тўғри расмийлаштирилганлигини текширади.

14.2. Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдлари архивда Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси ҳузуридаги “Ўзархив” агентлиги  томонидан белгиланган тартибда сақланади.

14.3. Ҳужжатлар йиғмажилдлари архивдан ташкилотлар ходимлари сўровлари бўйича тилхат билан берилади.

Архивдан олинган ҳужжатлар зарурати тугаши биланоқ, бироқ 15 кундан кечиктирмасдан архивга қайтарилиши керак.

14.4. Ҳужжатлар йиғмажилдлари ва ҳужжатлар идоравий архивда идоравий сақлов муддати тугаганда Ўзбекистон Республикасининг “Архив иши тўғрисида”ги Қонунида белгилинган муддатларда тегишли архив муассасаларига давлат сақловига топширилади.

 

  Юклаб олиш (*.pdf 680 kb)