9-июнь Халқаро архивлар куни

Идоравий архив - қонун нима дейди?

Архивлар ҳақида гап кетганда, ҳаёлимизга туман ё шаҳарнинг бир чеккасида жойлашган мўжазгина архив биноси, эллик йилдан буён кўк-ҳаво рангга бўялавериб, устига турли эълонлар ёпиштирилавергандан сарғайиб кетган, деразалари темир панжара билан қопланган бино келар эди. Тўғри, илгари архивлар шундай манзара билан бошланган. Ҳозирчи, хозир архив биноларининг аксарияти янги биноларда, замонавийларига алмаштирилган. Хуллса, гап унда эмас, мавзуимиз умуман бошқача, идоравий архивлар тўғрисида.

Идоравий архив дейилганда оддий одам бирданига ҳаёлига юқоридаги архив келади. Нега? Чунки идоравий архивлар асосан корхона, ташкилот ёки муассасаларнинг ўзигагина тегишли деб ўйлаймиз. Аслида эса бундай эмаслиги қонунчиликда белгилаб берилган.

Идоравий архив қонун тили билан айтганда юридик шахснинг архив ҳужжатларини жамлаш, ҳисобга олиш, сақлаш ва улардан фойдаланишни амалга оширувчи таркибий бўлинма. Демак, архивларнинг энг қуйидаги бўғини, энг муҳим маълумотлар шаклланадиган ва кейинчалик давлат архивлари фаолиятини шакллантирадиган муҳим бўлим хисобланади.

Ташкилот архивининг фаолияти, ютуқлари, нуқсонлари, камчиликлари ҳақида фикр юритмоқчи эмасман. Уларга алоҳида баҳо берилади. Идоравий архивлар фаолияти не чоғлик яхши бўлса, давлат архивларида уларнинг хужжатларининг сақловига кафолат берилади. Хўш, идоравий архивлар фаолияти қандай ташкил этилади, “Архив иши тўғрисида”ги қонунда нима дейилган? Юқорида таъкидланганидек, бу ташкилот тасарруфидаги хужжатларни жамлаш, сақлаш жойидир. Қонунчиликда идоравий архивлар томонидан хизмат кўрсатиш тартибини Ҳукумат белгилаши керак. Шу қоиданинг ўзи ҳам идоравий архивларнинг архив ишидаги бирламчи муҳим бўғини эканлигини кўрсатади.

Жумладан, бугунги кунда Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2012 йил 5 апрелдаги 101-сон қарори билан тасдиқланган «Архивлар ва идоравий архивлар томонидан хизмат кўрсатиш тартиби тўғрисида»ги низом асосида барча ташкилотлардаги идоравий архивлар фаолияти йўлга қўйилган.

Бундан ташқари Ўзбекистон Республикасининг «Маҳаллий давлат ҳокимияти тўғрисида»ги Қонуни ҳамда “Архив иши тўғрисида”ги қонуннинг 8-моддасида тегишли ҳудудда жойлашган идоравий архивларда турган архив ҳужжатларининг ҳолати устидан давлат назоратини амалга ошириш, идоравий архивларда турган архив ҳужжатларининг сақланиши учун лозим даражадаги шарт-шароитларни таъминлаш маҳаллий давлат ҳокимияти ваколатларидан бири этиб белгиланган.

Амалиётда маҳаллий давлат ҳокимияти органлари бу ишларни қандай бажараяпти? Идоравий архивларни ташкил этишчи? Идора архивини ташкил этишга ким масъул? Қонунчиликда мазкур масалалар кенг очиб берилган, жумладан, идоравий архивлар юридик шахс хисобланмайди. Архив ҳужжатларини жамлаш, ҳисобга олиш, сақлаш ва улардан фойдаланиш учун қонун ҳужжатларида белгиланган тартибда корхоналар, муассасалар ва ташкилотлар раҳбарлари томонидан идоравий архивлар ташкил этилади. Давлат ҳокимияти ва бошқаруви органларида алоҳида архивлар ташкил этилади. Идоравий архивларда ҳам давлат архивлари каби ҳисобга олиш ҳужжатлари бўлиши керак. Хусусан, ҳужжатларнинг келиб тушиш китоби, архив фондларининг рўйхати, архив фонди варағи, архив рўйхати, архив фонди йиғмажилди. Буларнинг барчасига идоравий архивга масъул бўлган шахс жавобгарлиги белгиланади.

Афсуски, айрим ташкилотларда бундай масъулликнинг ўзи мавжуд эмаслиги, ёки бирон бир шахсга юклатилганлиги боис хужжатлар тўлиқ жамланмайди. Бу айниқса, ўтган йилларда таълим ва соғлиқни сақлаш муассасаларининг бир неча йиллар давомида мустақил юридик шахс сифатида фаолият юритганида кўринди.

Ташкилотларда шахсий таркибга оид хужжатларнинг яхши сақланмаганлиги, давлат тилида иш юритишнинг мукаммал эмаслиги, буйруқларни расмийлаштириш нотўғри кечиши оқибатлари ходимларнинг шахсий ҳаётига салбий таъсир қилиши табиийдир. Идоравий архивларда хужжатлар неча йил сақланиши кўпчилик фуқароларнигина эмас, балки раҳбарларни ҳам қизиқтиради. “Архив иши тўғрисида”ги қонуннинг 24 моддасида қандай хужжатлар идоравий архивларда қанча муддатга сақланиши белгиланган. Унга кўра 12 та ҳолатда хужжатлар 3 йилдан 75 йилгача идоравий архивларда сақланиши белгиланган. Масалан, фуқаролик ҳолати далолатномалари ёзувлари, нотариал ҳаракатлар ёзувлари, шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар, суд ишлари ва хўжалик китоблари идоравий архивларда етмиш беш йил мобайнида сақланиши лозим. Ёки маҳаллий давлат ҳокимияти органлари ва давлат бошқаруви органларининг қуйи бўлинмалари, вилоят бўйсунувидаги давлат корхоналари, муассасалари ва ташкилотларининг архив ҳужжатлари ўзларида ўн йил мобайнида сақланиши мумкин.

Ундан кейин давлат архивларига топширилиши шартлиги қонунчиликда белгиланган. Хулоса ўрнида таъкидлаш жойизки, идоравий архивларга ҳам қонунчиликда белгиланган тартибда давлат архивларига қўйиладиган талаблар тадбиқ этилади. Энг муҳими улар архивларимизнинг бирламчи манбалари ҳисобланади. Уларга эътиборимиз кучли бўлган тақдирдагина, келажакда бугунни ўрганиш осон бўлади.

Шуҳрат Турсунбаев -

“Ўзархив” агентлиги директори маслаҳатчиси