WORD fayl koʻrinishida yuklab olish.

I. Umumiy tavsiyalar

1. Mazkur uslubiy koʻrsatmalar Oʻzbekiston Respublikasining “Elektron hujjatlar aylanishi toʻgʻrisida”gi, “Axborotlashtirish toʻgʻrisida”gi, “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi qonunlari, Oʻzbekiston Respublikasi Prezidentining 21.08.2008-yildagi “Koreya Respublikasi hukumatining grant mablagʻlarini jalb etgan holda Oʻzbekiston Respublikasi markaziy davlat arxivlarini rekonstruksiya qilish hamda ularni texnik modernizatsiyalash chora-tadbirlari toʻgʻrisida”gi  PQ-949-son qarori hamda Vazirlar Mahkamasining 2008-yil 26-avgustdagi “Oʻzbekiston Respublikasida arxiv ishini yanada rivojlantirishga doir qoʻshimcha chora-tadbirlar toʻgʻrisida”gi 194-son, 2012-yil 5-apreldagi “Oʻzbekiston Respublikasida arxiv ishini takomillashtirish toʻgʻrisida”gi 101-son  qarorlari asosida, shuningdek, “Axborot tizimlari va telekomunikatsiyalar masalalari kompleksi majlisi”ning 12.01.2015-yildagi № 09-08/08-28-son bayoni  (2 – band  1 – xat  boshisi) koʻrsatmasiga binoan davlat arxivlarida alohida qimmatli arxiv hujjatlarini raqamlashtirish ishlarini tizimli tashkil etish maqsadida ishlab chiqilgan. 

 2. Davlat arxivlari alohida qimmatli hujjatlarni raqamlashtirishni   2014-yilda “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan tasdiqlangan “Respublika boʻyicha 2017-yilgacha alohida qimmatli arxiv hujjatlarini raqamlashtirish boʻyicha Reja –dasturi”ga (quyidagi matnlarda – “Reja-dastur”) asosan oʻzlari tomondan ishlab chiqilgan yillik ish rejaga muvofiq amalga oshiradilar.

3. Davlat arxivlari alohida qimmatli arxiv hujjatlarini (quyidagi matnlarda – “Arxiv hujjatlari”) raqamlashtirish ishlarini quyidagi yondoshuv asosida tashkil etadilar:

a) davlat arxivlarida mavjud texnologik imkoniyatlar va raqamlashtirish qurilmalaridan samarali foydalangan holda shtatdagi xodimlarning asosiy faoliyati boʻyicha bajarishi lozim boʻlgan ishlariga oʻrnatilgan tartibda qoʻshimcha ish sifatida rasmiylashtirish   yoki mehnat shartnomasi asosida muayyan muddatga jalb etiladigan mutaxassislarni jalb etish;

b) tegishli shartnomalar asosida raqamlashtirish boʻyicha tegishli qurilmalar va mutaxassislarga ega tashkilotlarni (autsorsing) jalb etish.

Reja-dasturning bajarilishini taʼminlash borasida ichki imkoniyatlar yetarli boʻlmagan hollarda  har ikki yondoshuvni qoʻllash tavsiya etiladi.

4. Raqamlashtirish shartnoma asosida boshqa tashkilotlar tomonidan (autsorsing shaklida) amalga oshirilganda  arxiv hujjatlarini arxiv hududidan tashqariga olib chiqilmagan holda, mazkur tashkilot xodimlari va texnologik qurilmalari uchun arxiv binosidan joy ajratib berish orqali tashkil etiladi.

II. Alohida qimmatli hujjatni raqamlashtirishning maqsad va vazifalari

5. Raqamlashtirish orqali davlat saqlovidagi alohida kimmatli hujjatlarning Raqamli fondi shakllantiriladi.

Raqamli fond ikki qismdan iborat boʻladi:

elektron foydalanish fondi;

elektron zahira fondi.

6. Elektron foydalanish fondi  arxiv hujjatlarining aslidan foydalanish jarayonlarida moddiy asosiga  jismoniy zarar yetkazilishini oldini olish maqsadida yaratiladi.

Elektron foydalanish fondi arxiv hujjatlarining aslining oʻrniga keng foydalanish uchun moʻljallangan elektron shaklda (“User format”) nusxalaridan (obrazlaridan) tashkil topgan raqamli shakldagi hujjatlar majmui sifatida shakllantiriladi.

7. Elektron zahira fondi maxsus (“Master format”) shaklda raqamlashtirilgan asl arxiv hujjatlarining elektron nusxalaridan iborat boʻlib, mazkur fonddan faqat maqsadli ravishda - Elektron foydalanish fondi shikastlangan yoki ishdan chiqqan hollarda ularni qayta tiklash maqsadidagina qoʻllanadigan raqamli shakldagi hujjatlar majmui sifatida shakllantiriladi.

Mazmun va matn jihatdan, shu jumladan, elektron obrazlarning koʻrinishi boʻyicha Elektron zahira fondi va Elektron foydalanish fondlaridagi hujjatlar hech qanday farq qilmasligi kerak.

III. Raqamli fondni yaratish

8. Arxivning raqamli fondini shakllantirish quyidagi davrlarda amalga oshiriladi:

a) 2015-2017-yillar mobaynida:

- oʻrnatilgan tartibda tasdiqlangan yillik ish rejalari va dasturlari boʻyicha alohida qimmatli hujjatlarni raqamlashtirish;

- buyurtma asosida nusxa tayyorlab beriladigan hujjatlarni raqamlashtirish.

b) 2018-yildan boshlab:

- arxivda reja asosida aniqlanayotgan alohida qimmatli hujjatlarni raqamlashtirib borish;

- koʻp foydalanilayotgan fondlar hujjatlarini raqamlashtirib borish;

- buyurtma asosida nusxa tayyorlab beriladigan hujjatlarni raqamlashtirish.

9. Arhivning raqamli fondini shakllantirib borish quyidagi  texnologik jarayonlarni oʻz ichiga oladi:

a) hujjatlarni raqamlashtirish uchun ajratib olish.

Arxiv “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan  2015-2017-yillar uchun tasdiqlangan Reja-dastur asosida kalendar yilining har bir oyi kesimidagi oʻz rejasini ishlab chiqadi. Mazkur reja asosida arxiv saqlovxonasi oʻzining kunlik rejalarini ishlab chiqadi va shu asosda raqamlashtiriladigan hujjatlarni ajratib boradi. Raqamlashtirishga ajratilgan hujjatlar tegishli hisob jurnalida qayd etib boriladi;

b) hujjatlarni raqamlashtirish:

Saqlovxonadan raqamlashtirish uchun ajratib olingan hujjatlar raqamlashtirish ishlari olib boriladigan xonaga yetkaziladi va bu ishlarni olib borayotgan operatorga jildlarni varaqma-varaq sanab topshiriladi hamda foydalanish uchun beriladigan kitob tegishli yozuvlar kiritiladi;

Raqamlashtirishga olingan hujjatlar tegishli qurilmalar yordamida master formatda raqamlashtiriladi. Elektron obrazlarning Master formati uchun tavsiya etiladigan shakl - TIFF shakli hisoblanadi.

Raqamlashtirish natijasida olingan hujjatning elektron obrazi asl hujjat bilan solishtirib chiqiladi. Raqamlashtirish natijasida olingan elektron obraz va asl hujjat oʻrtasida tasvir va matn jihatdan hech qanday tafovut boʻlmasligi lozim. Olingan elektron obraz tasvirida muayyan tafovut (matn toʻliq boʻlmasligi, ayrim hujjatning uchastkalari noaniq yoki oʻqib boʻlmaydigan boʻlib qolgan boʻlsa va shu kabi texnik nuqsonlar) aniqlansa asl hujjat qayta skanerdan oʻtkaziladi.

Elektron obraz asl hujjatdagi bilan bir xilligi aniqlangandan qoʻng tegishli elektron bazaga bibliografik yozuvlar bilan kiritib chiqiladi. Bibliografik yozuvlar kiritib boʻlingandan soʻng yigʻmajildning orqa muqovasining yuqori qismiga jild varaqlari toʻliq raqamlashtirilganligini bildiruvchi “R” yozuvi, raqamlashtirilgan sana, raqamlashtirilgan varaqlarga oid fayllar maxsus elektron bazaga kiritilgan boʻlsa elektron bazaning nomi, kiritilmay alohida direktoriyada joylashtirilgan boʻlsa, faylning nomlanishi yozib quyiladi

Raqamlashtirishdan muvoffaqiyatli oʻtgan hujjatlar tegishli jurnallarga qayd etish bilan saqlovxonalarga qaytariladi. Saqlovxoda hujjatlarni topshirishdagi kabi jild varaqlarini birma-bir koʻrib olinadi va orqa muqovaga tegishli yozuvlar kiritilganligi tekshirib jildni qabul qilib oladi.

v) elektron obrazlardan ishchi (yuzer format) nusxalarni tayyorlash:

raqamlash natijasida olingan master formatdagi elektron obrazlardan ishchi (yuzer format) nusxalarni tayyorlanadi. Yuzer format uchun tavsiya etiladigan shakl JPG yoki PDF shakl hisoblanadi.

g) olingan elektron obrazlarni tegishli elektron asoslarga joylash:

Master va yuzer formatdagi elektron obrazlar quyidagi elektron asoslarga joylanadi. Master format fayllari yuzer format fayllaridan alohida tarzda, boshqa disk makonida joylashtirib boriladi.  

10. Raqamlashtirishda olingan master va yuzer formatdagi fayllarga tizimli asosda nom qoʻyib boriladi. Faylni qidiruvida anʼanaviy tarzdagi qogʻoz hujjatldarni qidiruv tizimiga mutanosiblikni taʼminlash yuzasidan olingan har bir varaqdagi elektron obrazga quyidagicha shakldan kelib chiqib tegishli nom berib boriladi:

FFFF.RRR.YYYY.VVV

Bundagi belgilar oʻrniga razryadlar saqlangan holda raqamlashtirilgan hujjatga oid quyidagi maʼlumotlar kiritiladi:

FFFF – raqamlashtirilayotgan asl hujjatni tarkibiga olgan tegishli fondning 4 razryaddagi tartib raqami (masalan: M246; S462; M059 va shu kabi);

RRR  - Ilmiy-maʼlumotnoma apparatidagi (IMA) asl hujjat yigʻmajildiga havola etuvchi Roʻyxatning (Opis) 3 razryaddagi tartib raqami (006; 074, 135 va shu kabilar);

YYYY – asl hujjatning tegishli yihmajildining 4 razryaddagi tartib raqami (masalan: 0013; 0245, 485 va shu kabilar);

VVV – asl hujjatning raqamlashtirilgan sahifasining (varagʻining) 3 razryaddagi tartib raqami (002; 101; 250).

Misol tariqasida: Raqamlashtirishga arxivning S-26 fondidagi №148-yigʻmajild berilgan. Mazkur yigʻmajild Ilmiy-maʼlumotnoma apparatida №13-roʻyxatda (opis) koʻrsatilgan. Yigʻmajildning barcha varaqlari raqamlashtirib chiqilmoqda. Yigʻmajildning ixtiyoriy olingan 5-, 79- va 250-varaqlarining raqamlashtirishda olingan elektron obrazlarining alohida fayl sifatida nomlanishi quyidagicha boʻladi:

5-varaq fayli uchun :    S026.013.0148.005

79-varaq fayli uchun:   S026.013.0148.079

250-varaq fayli uchun: S026.013.0148.250

IV. Raqamli fondni yaratish va saqlashda qoʻllaniluvchi asosiy texnik vositalar

11. Raqamli fondni yaratish arxivning ichki mehnat va texnik resurslari hisobiga olib borilganda quyidagi texnik vositalar qoʻllaniladi:

Muqovalangan jildlarni muqovalarini ajratmasdan raqamlashtiruvchi maxsus skaner qurilmalari;

tasvir zichligi 10 Mps (megapiksel)dan kam boʻlmagan fotoapparatlar hamda ularni qoʻzgʻalmas tarzda rasmga olishini taʼminlash boʻyicha qoʻshimcha vositalar va shtativlar;

Raqamlashtirish ishlarini olib boruvchi operatorni avtomatlashtirilgan ish joyi;

ekrani 19 dyuymdan kichik boʻlmagan monitorli, video va foto materiallarni qayta ishlash, maʼlumotlarni optik disklarga koʻchirish, yozish va oʻqish boʻyicha  yetarli texnik resursga va moslamalarga ega boʻlgan protsessorli, shu bilan birga katta (1 Tbdan kam boʻlmagan) disk maydoniga ega kompyuter;

fotoapparat bilan ishlashda maxsus xotira kartasi (kartrider)ni oʻqish imkonini beruvchi qurilma;

uzluksiz elektr taʼminoti qurilmasi (UPS).

12. Raqamlashtirish ishlari autsorsing asosida tashkil etilganda yuqorida qayd etilgan texnik qurilmalar ushbu xizmatlarni koʻrsatuvchi yuridik subyekt tomonidan tashkil etiladi. Bunda arxiv mazkur subyektga raqamlashtirish qurilmalarini joylashtirish va ishlarni olib borish uchun alohida xona ajratib beradi va joiz boʻlgan hollarda oʻzining imkoniyati darajasida oʻrnatilgan tartibda ularga tashkiliy yordam koʻrsatadi.

13. Raqamlashtirish ishlari mazkur Uslubiy tavsiyalarning 10- va 11-bandlarida qayd etilgan qaysi usulda tashkil etilishidan qatʼiy nazar, arxiv rahbariyati raqamlashtirilayotgan hujjatlarni yoki ularning elektron nusʼhalarini arxivdan chiqib ketishini, hujjatlarga raqamlashtirish jarayonida jismoniy zarar yetkazilishi hollarini oldini choralarini koʻrib borishi shart hisoblanadi.

14. Raqamlashtirish natijasida olingan hujjatlarning elektron nusxalarini saqlash quyidagicha tashkil etiladi:

a) master format – 1-baza: server yoki server sifatida qoʻllangan kompyuterda (bu kompyuter boshqa maqsadlarda foydalanilmasligi lozim);

2-baza: tashqi diskda. Tashqi disk sifatida rezerv maʼlumotlar bazasi serveri, aynan rezerv sifatida olingan kompyuter protsessor bloki, koʻchma HDD disklar va shu kabi axborotni uzoq muddat saqlashga moʻljallangan axborot tashuvchi vositalar olinishi mumkin. 

b) yuzer format – 2 nusxadan CD yoki DVD disklarda.

V. Alohida qimmatli hujjatni raqamlashtirishdagi asosiy talablar

15. Alohida qimmatli hujjatlar yigʻmajildlarini raqamlashtirishda quyidagilar talab etiladi:

hujjatlar yigʻmajildlari tarkibiga kirgan hamma hujjatlarni raqamlashtirish;

boʻsh, maʼlumot yozilmagan varaqlarni tushirib qoldirish;

hujjatda maʼlumot ikki tomonlama berilgan boʻlsa. oldi va orqa tomonlarini alohida raqamlashtirish;

katta formatdagi hujjatlarni maxsus, aynan katta oʻlchamli hujjatlarni raqamlashtirish skanerlarida raqamlashtirish;

agar hujjat xajmiy oʻlchamlarga ega boʻlsa (fotoalbom, rulon yoki oʻram) unda uni tashqi koʻrinishi va oʻlchamini koʻrsatib turuvchi fotonusxa ham tayyorlash tavsiya etiladi;

agar hujjat maxsus koplam (konvert, papka, muqova)ga ega boʻlsa ular ham raqamlashtiriladi.

VI. Axborot xavfsizligi boʻyicha asosiy talablar

16. Raqamlashtirish jarayonlarida ishtirok etuvchi har bir xodim, shu jumladan raqamlashtirish boʻyicha autsorsing xizmati koʻrsatuvchi yuridik subyekt vakili yoki vakillari ilk bora ishga kirishishdan oldin mazkur arxiv uchun ishlab chiqilgan va arxiv rahbari tomonidan tasdiqlangan “Axborot xavfsizligi boʻyicha instruktaj” bilan toʻliq tanishib chiqishlari shart hisoblanadi.

Instruktaj bilan tanishib chiqqan xar bir xodim belgilangan talablar bilan toʻliq tanishib chiqqanligi boʻyicha instruktajdan oʻtish jurnaliga tasdiq imzosini qoʻyadi.

17. Arxiv binosida ish olib boryotgan xodimlar axborotlar bilan ishlash jarayonlarida oʻzlarining shaxsiy elektron axborot tashuvchi vositalaridan (flejkalar, koʻchuvchan qattiq disklar, SD-R yoki DVD-R disklar ) foydalanishlari taʼqiqlanadi. Joiz boʻlgan hollarda faqat arxivning xatlovida turgan vositalardan foydalanish mumkin.

18. Arxivda raqamlashtirish jarayonlari axborot xavfsizligining tashkiliy, texnikaviy va dasturiy talablariga rioya etilgan holda tashkilllashtirilishi lozim.

VII. Raqamlashtirish jarayonlarida ishtirok etuvchilarning javobgarligi

19. Raqamlashtirish ishlarini tashkil etish, tavsiya etilgan usullardan samarali foydalanish, raqamlashtirilayotgan hujjatlarning butligi va xavfsizligini taʼminlash, raqamlashtirish natijasida yaratilgan fayllarning axborot xavfsizligi va axborotning himoyasi boʻyicha belgilangan talablar doirasida boʻlishini taʼminlashda asosiy javobgarlik arxiv rahbariga yuklatiladi.

20. Raqamlashtirish jarayonlarida ishtirok etuvchi har bir xodim yoki vaqtincha jalb etilgan shaxslar jarayonning har bir oʻziga tegishli uchastkasida bajaradigan ishlar turi va doirasidan kelib chiqqan holda javobgar etib belgilanadi.